Lokale KI-Automatisierung
Anfragen-Assistent für Hausverwaltungen
Wiederkehrende Anfragen schneller, einheitlicher und nachvollziehbar bearbeiten: mit klaren Zuständigkeiten, Freigabe durch dein Team und kontrollierter Verarbeitung sensibler Daten.
Der Assistent liest eingehende E-Mails, erkennt Absender, Liegenschaft, Anliegen und Dringlichkeit und bereitet Zuständigkeit, nächsten Schritt und Antwortentwurf vor. Bevor etwas nach außen geht, prüft und entscheidet eine verantwortliche Person.
Umsetzung, Betrieb und Betreuung durch hochautomatisiert aus Wien.
Wasserfleck an der Decke im Badezimmer
Mieterin, Top 7 · Gemeinsames Postfach
Seit gestern ist an der Decke im Bad ein Wasserfleck. Er wird größer.
Vom Assistenten vorbereitet
- Liegenschaft
- Beispielgasse 12
- Anliegen
- Schadensmeldung
- Dringlichkeit
- Hoch, möglicher Wasserschaden
- Fehlende Angaben
- Fotos, Erreichbarkeit für Zutritt
- Zuständig
- Objektbetreuung
- Vorbereitet
- Antwortentwurf mit Rückfrage
Wartet auf Freigabe · Entscheidung durch die zuständige Person
Ausgangslage
Bevor eine Anfrage bearbeitet wird, ist schon viel Arbeit passiert
Mieter:innen, Eigentümer:innen, Professionisten, Lieferanten, Versicherungen und Behörden schreiben laufend. Viele dieser Vorgänge beginnen mit denselben manuellen Schritten.
Was das im Alltag bedeutet
- hoher Zeitaufwand für Standardanfragen
- uneinheitliche Bearbeitung, je nachdem wer die Anfrage öffnet
- vermeidbare Rückfragen und Weiterleitungen
- längere Reaktionszeiten
- dringende Anliegen werden zu spät erkannt
- wenig Übersicht über offene Vorgänge
- Wissen und Regeln liegen bei einzelnen Mitarbeitenden
Manuelle Schritte pro Anfrage
- Nachricht lesen und Anliegen verstehen
- Absender und Liegenschaft identifizieren
- Thema, Dringlichkeit und Vollständigkeit bestimmen
- Relevante Informationen herausschreiben
- Zuständige Person oder Rolle ermitteln
- Interne Vorgaben und vorhandenes Wissen prüfen
- Nächsten Schritt oder Antwort vorbereiten
- Bearbeitungsstand dokumentieren
So funktioniert der Anfragen-Assistent
Der Assistent bereitet vor. Dein Team entscheidet.
Jede eingehende Anfrage durchläuft denselben nachvollziehbaren Ablauf. Die Vorbereitung übernimmt das System, die Entscheidung trifft eine verantwortliche Person.
Der Assistent versendet keine Antwort ohne Freigabe.
Vorbereitung durch den Assistenten
Schritt 1: Eingehende E-Mail
Die Anfrage kommt im zentralen oder gemeinsam genutzten Postfach an.
Schritt 2: Absender und Liegenschaft erkennen
Wer schreibt, und um welches Objekt geht es?
Schritt 3: Anliegen, Dringlichkeit und fehlende Angaben bestimmen
Worum geht es, wie eilig ist es und was fehlt noch?
Schritt 4: Informationen strukturiert erfassen
Die vereinbarten Pflichtangaben werden aus der Nachricht übernommen.
Schritt 5: Zuständigkeit und nächsten Schritt vorschlagen
Auf Basis eurer Rollen, Regeln und Eskalationswege.
Schritt 6: Antwortentwurf oder interne Aufgabe vorbereiten
Mit freigegebenen Inhalten aus eurer kontrollierten Wissensbasis.
Entscheidung durch dein Team
Schritt 7: Prüfung und Freigabe durch Mitarbeitende
Die zuständige Person prüft den Vorschlag, passt ihn bei Bedarf an und gibt frei.
Nachvollziehbarkeit
Schritt 8: Nachvollziehbare Bearbeitung und Protokollierung
Vorschlag, Änderung und Entscheidung sind dokumentiert.
Anfragekategorien
Gestartet wird mit drei bis fünf klar definierten Anfragearten
Version 1 konzentriert sich auf ein Postfach und einen abgegrenzten Anfrageprozess. Welche Kategorie zuerst sinnvoll ist, entscheiden Volumen, Wiederholbarkeit, messbarer Aufwand und fachliches Risiko.
Geeignete erste Kategorien
- Schadensmeldungen
- Reparatur- und Instandhaltungsanfragen
- Termin- und Zutrittsanfragen
- Dokumenten- und Abrechnungsanfragen
- Wiederkehrende Mieter- und Eigentümeranfragen
Im Umfang von Version 1
Verarbeitung
- ein zentrales oder gemeinsam genutztes E-Mail-Postfach
- ein klar abgegrenzter Prozess für eingehende Anfragen
- Erkennung von Absender, Liegenschaft, Anliegen und Dringlichkeit
- Extraktion definierter Pflichtangaben
- Zuordnung zu einer verantwortlichen Person oder Rolle
- Vorschlag für nächsten Schritt oder Antwortentwurf
Kontrolle
- Freigabeoberfläche für die zuständigen Mitarbeitenden
- kontrollierte Wissensbasis mit freigegebenen Inhalten und Regeln
- dokumentierte Ausnahmen und Eskalationsregeln
- Bearbeitungsprotokoll
Betrieb
- Monitoring und Reporting
- Einführung und Schulung
- betriebliche Betreuung
Anfragen außerhalb der vereinbarten Kategorien und definierte Ausnahmen gehen nach festgelegten Eskalationsregeln an dein Team.
Menschliche Freigabe
KI bereitet vor. Menschen entscheiden.
Der Anfragen-Assistent nimmt deinem Team Vorbereitungsarbeit ab. Die Verantwortung für Antworten und Entscheidungen bleibt bei den Menschen, die sie heute schon tragen.
Verbindlich festgelegt
- Externe Antworten gehen erst nach Freigabe durch eine verantwortliche Person hinaus.
- Rechtliche und vertragliche Entscheidungen trifft dein Team.
- Kritische Stammdaten werden nicht selbstständig verändert.
- Ein Vorgang wird nur mit einer nachvollziehbaren menschlichen Entscheidung abgeschlossen.
Local-First
Sensible Anfragen in einer kontrollierten Betriebsumgebung verarbeiten
Hausverwaltungen arbeiten mit Daten von Mieter:innen, Eigentümer:innen, Lieferanten und Liegenschaften. Deshalb ist der Anfragen-Assistent Local-First aufgebaut. Je nach geprüfter Umgebung können diese Bestandteile innerhalb einer kontrollierten Betriebsumgebung laufen:
- Workflow
- operative Daten
- Geschäftswissen
- Modellausführung
- Protokollierung
- Monitoring
- Backups
Was das praktisch bedeutet
- geringere externe Datenübertragung
- stärkere Kontrolle über Verarbeitung und Zugriffe
- nachvollziehbare Bearbeitungs- und Freigabeschritte
- klar definierte Verantwortlichkeiten
- kontrollierte Änderungen an Wissen, Regeln und Modellen
- geringere operative Abhängigkeit von externen KI-Anbietern
Local-First ersetzt keine Prüfung. Datenschutz, Informationssicherheit und regulatorische Anforderungen erfassen wir im Automatisierungscheck und übersetzen sie gemeinsam mit deinen zuständigen Ansprechpartnern in technische und organisatorische Maßnahmen.
Vorhandene Hardware kann nach einer Kompatibilitäts- und Betriebsprüfung eingesetzt werden.
Nutzen
Mehr Zeit für Entscheidungen, Ausnahmen und persönliche Betreuung
Weniger Zeit für Lesen, Sortieren, Zuordnen und Vorbereiten. Gemessen wird der Nutzen gegen eine Ausgangsbasis, die vor dem Pilot erhoben wird.
- kürzere Zeit bis zur ersten qualifizierten Bearbeitung
- weniger manueller Aufwand für Lesen, Sortieren und Zuordnen
- weniger Weiterleitungen und vermeidbare Rückfragen
- einheitlichere und vollständigere Antwortvorbereitung
- schnellere Erkennung dringender oder unvollständiger Anliegen
- bessere Übersicht über offene Vorgänge und Ausnahmen
- leichter nutzbares internes Wissen
- kontrollierte Verarbeitung sensibler Geschäftsdaten
So rechnen wir den Nutzen
Anfragen pro Monat mal eingesparte Minuten pro Anfrage mal interner Vollkostensatz ergibt den monatlich freigesetzter Arbeitswert.
Die Rechnung entsteht im Automatisierungscheck mit euren echten Zahlen. Zusätzlich dokumentieren wir vermiedene Liegezeiten, weniger Nacharbeit und die Servicequalität.
Einstieg
Automatisierungscheck für Hausverwaltungen
Der Check prüft einen konkreten Anfrageprozess und liefert eine belastbare Entscheidung: Ist ein Pilot sinnvoll, in welchem Umfang und mit welchem wirtschaftlichen Nutzen?
Was wir analysieren
- aktueller Ablauf vom Eingang bis zum Abschluss
- Anfragevolumen, Kategorien und saisonale Schwankungen
- heutiger Zeitaufwand und Bearbeitungsqualität
- beteiligte Postfächer, Systeme, Rollen und Übergaben
- Datenarten, Schutzbedarf und Zugriffsmodell
- vorhandenes Wissen, Regeln und Antwortvorlagen
- Sonderfälle, Risiken und fachliche Grenzen
- technische Integrationen und betriebliche Abhängigkeiten
Was du bekommst
- dokumentierte Ausgangsbasis
- priorisierter Pilotprozess und definierter Pilotumfang
- Zielmetriken und Abnahmekriterien
- Lösungs- und Betriebsarchitektur
- Rollen- und Freigabemodell
- Risikoregister und notwendige Voraussetzungen
- vorläufiger Business Case
- konkretes Pilotangebot mit Zeit-, Leistungs- und Kostenrahmen
Passt gut, wenn
- mehrere Mitarbeitende ähnliche Anfragen bearbeiten
- Sortieren und Zuordnen täglich spürbar Zeit kostet
- wiederkehrende Antworten vorhandenen Regeln oder Vorlagen folgen
- Liegezeiten, Fehler oder Weiterleitungen heute sichtbar sind
- Datenkontrolle und nachvollziehbare Freigaben wichtig sind
Weniger geeignet, wenn
- der Prozess überwiegend aus einmaligen Einzelfällen besteht
- es keine verantwortliche Fachperson für Regeln und Abnahme gibt
- Antworten ohne Prüfung automatisch versendet werden sollen
- der Nutzen weder gemessen noch betrieblich genutzt werden kann
Nach deiner Anfrage melden wir uns innerhalb von 1 bis 2 Werktagen und klären in einem kurzen Gespräch, ob der Check für euch sinnvoll ist.
Schritt für Schritt
Klein starten, messen, dann ausbauen
Du kaufst kein großes Transformationsprojekt. Jeder Schritt endet mit einer klaren Entscheidung über den nächsten.
Schritt 1: Fit Call
Kurzes Gespräch: Passt euer Anfrageprozess grundsätzlich?
Schritt 2: Automatisierungscheck
Ausgangsbasis, Pilotumfang, Business Case und Pilotangebot.
Schritt 3: Ein-Prozess-Pilot
Ein Postfach, ein Prozess, drei bis fünf Kategorien.
Schritt 4: Produktive Einführung
Wenn Qualität, Zeitgewinn und Akzeptanz tragfähig sind.
Schritt 5: Betreuter Betrieb
Monitoring, Support, Wartung und kontrollierte Weiterentwicklung.
Schritt 6: Erweiterung
Auf Wunsch weitere Prozesse, etwa Dokumentenverarbeitung oder Reporting.
Der Pilot
- typischerweise vier bis sechs Wochen operativer Test nach der Einrichtung
- ein Postfach, ein Prozess, drei bis fünf Kategorien
- begrenzte Nutzergruppe mit benannten Verantwortlichen
- kontrollierte Wissensbasis, Monitoring und dokumentierte Ausnahmen
- Freigabe jeder externen Antwort und jeder relevanten Aktion durch Mitarbeitende
- Ausgangsbasis, laufendes Reporting und Abschlussbewertung
Gemessen wird unter anderem
- Genauigkeit von Kategorie, Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Informationen
- Akzeptanz der Vorschläge und Umfang der Korrekturen
- Review- und Gesamtbearbeitungszeit
- Ausnahme- und Eskalationsquote
Vor der produktiven Einführung wird der Pilot an vereinbarten Qualitäts- und Betriebskennzahlen gemessen. Die Zielwerte leiten wir im Automatisierungscheck aus eurer Ausgangsbasis ab.
Umsetzung und Betrieb
hochautomatisiert setzt um und betreut den laufenden Betrieb
hochautomatisiert ist dein Vertragspartner für den gesamten Weg: Analyse, Konfiguration, Integration, Einführung und den vereinbarten Betrieb. Der technische Kern ist wiederverwendbar. Angepasst werden nur definierte Bereiche wie Kategorien, Wissen, Regeln, Rollen und Integrationen.
Lösung
- konfigurierte Workflow-Automatisierung
- passende Local-First-KI-Laufzeit mit validiertem Hardwareprofil
- freigegebene Wissensbasis, Bearbeitungsregeln und Antwortlogik
- menschlicher Prüf- und Freigabeprozess
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
- Rollen, Zugriffe und Audit Trail
- Monitoring, Fehlerbehandlung und Betriebsreporting
- verifizierte Backups und dokumentierte Wiederherstellung
Begleitung
- technische und fachliche Dokumentation
- Onboarding und Schulung
- Wartung, Support und kontrollierte Weiterentwicklung
FAQ
Häufige Fragen zum Anfragen-Assistenten
Prüfe einen konkreten Anfrageprozess, bevor du investierst.
Im Automatisierungscheck klären wir, ob ein Pilot für eure Hausverwaltung betrieblich und wirtschaftlich sinnvoll ist.