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Kennenlernen
Wir klären Ziele, aktuelle Systeme und den Prozess, der gerade am meisten Zeit kostet.
Anfragen-Assistent für Hausverwaltungen
Weniger Zeit für eingehende Anfragen. Mehr Zeit für Entscheidungen.
Der Anfragen-Assistent liest eingehende E‑Mails, erkennt Anliegen und Liegenschaft und bereitet Zuständigkeit, nächsten Schritt und einen Antwortentwurf vor. Dein Team prüft und entscheidet.
Eine Lösung von hochautomatisiert. Details und Check auf lokale-ki-automatisierungen.at
Eingang im gemeinsamen Postfach
Wasserfleck an der Decke im Bad
Von: Mieterin, Top 12
„Seit gestern ist im Bad ein Wasserfleck an der Decke, er wird größer. Wer kann sich das ansehen?“
Vom Assistenten vorbereitet
- Liegenschaft
- Musterstraße 12, Top 12
- Anliegen
- Schadensmeldung
- Dringlichkeit
- Hoch
- Zuständig
- Objektbetreuung
- Nächster Schritt
- Installateur beauftragen
- Antwortentwurf
- bereit zur Prüfung
Dein Team prüft und entscheidet
Freigeben, anpassen oder selbst beantworten. Ohne Freigabe wird nichts versendet.
Der Anfragen-Assistent
Die KI bereitet vor. Dein Team entscheidet.
Ein klar abgegrenzter Ablauf für wiederkehrende E‑Mail-Anfragen in Hausverwaltungen. hochautomatisiert setzt ihn um, schult dein Team und betreut den laufenden Betrieb.
Freigabe bleibt bei deinem Team
Keine externe Antwort geht ohne Prüfung hinaus. Jeder Bearbeitungsschritt ist nachvollziehbar protokolliert.
Local-First für sensible Daten
Mieter- und Eigentümerdaten werden, wo sinnvoll, in deiner eigenen oder einer vereinbarten, betreuten Umgebung verarbeitet statt über externe KI-Dienste.
Klein starten, dann entscheiden
Der Automatisierungscheck bewertet einen konkreten Anfrageprozess. Danach entscheidest du über einen Pilot mit einem Postfach und klaren Erfolgskriterien.
Leistungen
Wobei wir dich unterstützen
Neben dem Anfragen-Assistenten verbessern wir auch andere Abläufe in deinem Unternehmen: von der Analyse bis zur produktiven Umsetzung, mit Prozessverständnis und sauberer technischer Realisierung.
- Workshops vor Ort oder remote
- Integration in CRM, ERP, Tickets und Microsoft 365
- Technische Umsetzung mit Datenschutzfokus in Europa
- Enablement für Mitarbeitende inklusive
Typische Reibungspunkte
Typische Herausforderungen in gewachsenen Prozessen
Manuelle Zwischenschritte, verstreute Informationen und Tool-Brüche kosten Zeit. Wir machen diese Reibung sichtbar und priorisieren, was sich zuerst lohnt.
Unsere Haltung
Wir starten nicht mit Tools. Wir starten mit deinem Prozess.
Bevor wir automatisieren, verstehen wir den realen Ablauf: Wer macht was, mit welchen Informationen, in welchen Systemen und an welchen Stellen entstehen Wartezeiten oder Fehler. Erst danach entscheiden wir, ob Automatisierung, KI, bessere Struktur oder eine Integration der richtige Hebel ist.
- Ist-Prozess gemeinsam sichtbar machen
- Engpässe, Medienbrüche und manuelle Arbeit priorisieren
- Lösung pragmatisch in die vorhandene Tool-Landschaft integrieren
Vorher
1E-Mail prüfen
2Daten kopieren
3Rückfrage stellen
4Dokument erstellen
Nachher
1Eingang strukturieren
2Daten automatisch übernehmen
3Ausnahmen prüfen
4Ausgabe freigeben
Zusammenarbeit
In 6 Schritten zum besseren Prozess
Die Zusammenarbeit bleibt verständlich, messbar und nah an deinem operativen Alltag.
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Analyse
Wir dokumentieren Ist- und Soll-Abläufe, Datenquellen, Zuständigkeiten und Risiken.
3
Potenzial erkennen
Wir priorisieren Use Cases nach Wirkung, Aufwand, Datenlage und Sicherheitsanforderungen.
4
Konzept
Du bekommst einen klaren Umsetzungsvorschlag mit Ablauf, Rollen und Integrationspunkten.
5
Umsetzung
Wir bauen, testen und integrieren den Workflow in deine vorhandenen Werkzeuge.
6
Optimierung
Nach dem Rollout verbessern wir den Prozess anhand von Feedback und messbaren Ergebnissen.
Beispiele
Beispiele aus dem Alltag
Diese Prozesse begegnen vielen KMU. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer von deinen Tools, Daten und Verantwortlichkeiten ab.
Warum hochautomatisiert
Warum hochautomatisiert
Wir verkaufen kein Standardtool. Wir bringen Prozessverständnis, technische Umsetzung und verständliche Begleitung zusammen.
FAQ
Deine Fragen, unsere Antworten
Die wichtigsten Punkte, bevor wir gemeinsam in einen konkreten Prozess einsteigen.
Lass uns herausfinden, welcher Prozess bei dir zuerst vereinfacht werden sollte.
Im Erstkontakt schauen wir auf konkrete Abläufe, nicht auf abstrakte Technologieversprechen.